Jedną z ważniejszych kwestii w trakcie planowania wycieczki autokarowej jest czas pracy kierowcy. Należy optymalnie rozplanować czas przejazdu, noclegów i zwiedzania, tak, aby kierowca lub kierowcy autobusu mieli wystarczająco dużo czasu na przerwę i odpoczynek. Czas pracy kierowcy regulowany jest odpowiednimi przepisami, dlatego nie można go lekceważyć i zdać się na wyczucie. Trzeba precyzyjnie go kontrolować np. przy użyciu profesjonalnych narzędzi jak na przykład urządzenia i oprogramowanie marki Tachospeed, z których korzystają europejskie służby kontrolne, takie jak Inspekcja Transportu Drogowego, Policja, czy Inspekcje Pracy.